Eine moderne Verwaltung ist effizient und bürgerfreundlich
Die moderne Verwaltung einer Kommune wie Königswinter hat die Aufgabe, die ihr übertragenen staatlichen Aufgaben effizient, bürgerfreundlich und in hoher Qualität zu erfüllen.
Die veränderte Kommunikation der Bürger*innen und die Digitalisierung der Arbeitswelt stellen die Verwaltungsstrukturen vor Herausforderungen ganz unterschiedlicher Art. Sie müssen mit den technischen Neuerungen der digitalen Arbeitswelt ebenso Schritt halten wie auf das veränderte Kommunikationsverhalten der Bürger*innen und die Erwartungen der Wirtschaft eingehen. Die Verwaltung muss weiterhin die demographischen Herausforderungen und die finanziellen Rahmenbedingungen in Einklang bringen, wenn sie eine vorausschauende, langfristig tragbare Gesamtperspektive für alle Stadtbezirke schaffen will. Je moderner die kommunale Verwaltung ist, desto leistungsfähiger kann sie auf gesellschaftliche Veränderung reagieren und sie aktiv mitgestalten. Zu einer modernen Verwaltung gehört ein effizientes Arbeitsumfeld mit der dazu notwendigen technischen und räumlichen Ausstattung ebenso wie gut ausgebildete, qualifizierte und motivierte Mitarbeiter*innen.
Digitalisierungsoffensive starten – Verwaltung 4.0
Die Digitalisierung der Verwaltung einschließlich der damit einhergehenden Dienstleistungen für Bürger*innen und die Unternehmen vor Ort findet in Königswinter nicht statt.
Landläufig als E-Government bezeichnet, müssen kommunale Portale die Wahrnehmung von Aufgaben der Daseinsvorsorge und der Wirtschaftsförderung im Blick haben. Eine digitale Verwaltung ist demnach mehr als die digitale Summe bisheriger Leistungen. Sie dient nicht dem Selbstzweck, sondern muss zu einer spürbaren Entlastung auf allen Seiten führen. Beispielsweise könnten Bürger*innen und Unternehmen erforderliche Daten, die in Verwaltungsverfahren benötigt werden, nur einmal mitteilen müssen („once-only-Prinzip“).
Trotz des Grundsatzes eines „digitalen Vorrangs“ und der wachsenden Nachfrage nach digitalen Verwaltungsleistungen muss das persönliche Gespräch mit den Bürger*innen als Alternative zum digitalen Zugang weiterhin erhalten bleiben.
Konkret fordern wir:
- eine deutliche Verbesserung des digitalen Bürgerservices in den Rathäusern
- einen weiteren Ausbau der mobilen Arbeit (Telearbeit und sog. Home-Office) und den damit verbundenen Aufbau eines modernen IT-Netzes für die Mitarbeiter*innen der Stadt Königswinter
- die Bereitstellung der technischen und personellen Infrastruktur, die diesen Übergang in eine bürgerfreundliche, effiziente Verwaltung ermöglicht.
Braucht Königswinter ein neues Rathaus?
Die Diskussion über das Für und Wider einer Zentralisierung der drei Verwaltungsstandorte (Altstadt, Thomasberg, Oberpleis) an einem Ort (neues Rathaus) begleitet Rat und Stadtspitze seit 15 Jahren. Drängendes Problem: Der Sanierungs- und Modernisierungsstau an den „Altstandorten“ ist enorm. Diese Situation hat u. a. zur Folge, dass das Arbeitsumfeld (Büros, technische Ausstattung) den Anforderungen an eine moderne Verwaltung und einen attraktiven Arbeitsplatz längst nicht mehr entspricht.
Als Köwis haben wir uns seit Anbeginn der Diskussionen dafür eingesetzt, eine moderne und effiziente Verwaltung für die Bürger*innen mit einem hohen Grad an Service- und Dienstleistungscharakter mit der Attraktivität und den Anforderungen an heutige Verwaltungen und ihre Mitarbeiter*innen zu verbinden.
Entscheidung auf solide Grundlage stellen
Ende 2017 legte die Verwaltung eine Wirtschaftlichkeitsberechnung zum Projekt „Zentrales Verwaltungsgebäude“ auf den Tisch. Dabei wurden die zukünftigen Kosten bei weiterer Nutzung der drei vorhandenen und sanierungsbedürftigen Standorte mit den Kosten eines neu zu errichtenden zentralen Verwaltungsgebäudes verglichen. Ergebnis: Auf sehr lange Sicht (Abschreibung über 30 Jahre) landeten beide Varianten bei einem fast identischen Wert. Nicht überraschend war das Ergebnis zugunsten der Neubauvariante, wenn man den Restbuchwert einbezieht, also berücksichtigt, dass ein Neubau einen größeren Wert hat als drei Altbauten. Soweit die Zahlen. Was fehlte? Der Blick in die Zukunft. Die Köwis haben deshalb eine vorherige Untersuchung gefordert, die der Stadtrat einstimmig beschlossen hat. Dazu wurde die Frauenhofer-Gesellschaft beauftragt.
Dabei geht es u.a. um folgende Fragen:
- Welche Kernaufgaben muss eine Verwaltung der Zukunft abbilden?
- Wie werden zukünftig die Arbeitsprozesse einer modernen Verwaltung aussehen, wie werden diese gesteuert?
- Welche technischen und räumlichen Kapazitäten sind dafür notwendig? Welchen Anforderungen muss das Arbeitsumfeld der Verwaltungsmitarbeiter*innen gerecht werden?
- Wie kann die moderne Verwaltung den Anforderungen der Bürger*innen entsprechen? Welchen Service muss sie dafür zu leisten bereit und imstande sein?
- Wie soll der Ort, der die Verwaltung der Zukunft repräsentiert, künftig aussehen?
Mit einem konkreten Punktekatalog konnten wir uns im Herbst 2018 durchsetzen und die weiteren Schritte, unabhängig von einer Standortbetrachtung, mit externer Begleitung und Beratung professionalisieren.
Entscheidend war und ist für uns, vor einer Entscheidungsfindung eine zielorientierte Analyse der technischen und organisatorischen Anforderungen an eine zukunftsorientierte Verwaltungsarbeit durchzuführen. Diese Analyse sollte unter Beteiligung (Befragung) der Mitarbeiter*innen erfolgen und als Grundlage für ein Anforderungsprofil für das Raum- und Arbeitsumgebungskonzept eines zukünftigen Rathauses dienen.
Nun warten wir auf das Ergebnis der Untersuchungen. Zu den Haushaltsberatungen 2021 muss mit konkreten Finanzplanungen reagiert werden. Um dies nicht aus dem Auge zu verlieren, fordern wir, die Entscheidungsgrundlagen für eine der größten Weichenstellungen in unserer Stadt zeitnah vorzulegen.
Ziele, die wir in der weiteren Beurteilung und Entscheidung berücksichtigen werden:
- mehr Bürgernähe und Bürgerfreundlichkeit
- bessere Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter*innen und verbesserte Kommunikationsmöglichkeiten untereinander
- flexible Nutzungsmöglichkeiten von Konferenz- und Veranstaltungsräumen auch für Bürgergruppen und Vereine
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, z. B. Brandschutz, Barrierefreiheit etc.
- Modernität, wie Ausbau der IT-Struktur und Energieeffizienz
- Attraktivität der Architektur
- städtebauliche Bedeutung der vorhandenen Gebäude in der Altstadt und der beiden Verwaltungsstandorte in den Stadtteilen Oberpleis und Thomasberg hervorheben
- eine möglichst geringe Belastung des Haushalts, sowohl bei den investiven Ausgaben als auch beim Energieverbrauch.
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Kommunalpolitisches Programm der Königswinterer Wählerinitiative KöWI e.V. 2020